Stop – Seien Sie nicht die nächste SharePoint-Katastrophe!

Als SharePoint-Berater werde ich normalerweise zu einem späteren Zeitpunkt in eine Bereitstellung einbezogen, wenn das Projektteam gegen eine Mauer gestoßen ist. Stellen Sie sich die Szene vor – der Großteil der Projektressourcen wurde verbraucht. Wochen, Monate (oder manchmal Jahre) wurden ohne Erfolg verbracht; Treffen geraten ins Chaos, Obszönitäten, Beleidigungen und Wut werden zur Verkehrssprache, und das Projekt wird wahrscheinlich scheitern.

Wir stellen normalerweise fest, dass die Bereitstellung eine Katastrophe ist! – Erschrocken? Du solltest sein.

Aber keine Sorge, Hilfe ist verfügbar. Sie muss nicht so enden. Die entwickelten Lösungen können Sie zu SharePoint-Glückseligkeit führen. Ich werde Ihnen einige Tipps, Hinweise und Hinweise geben, damit Sie die Kontrolle über Ihre SharePoint-Bereitstellung erlangen.

Wenn Sie nicht planen, planen Sie auch nicht

Es gibt ein sehr altes und sehr weises Sprichwort, das ungefähr so ​​lautet (eigentlich ist es genau so). Wenn Sie nicht planen, dass Sie scheitern möchten, ist ein SharePoint-Projekt nicht anders. Der wichtigste Faktor bei jeder SharePoint-Bereitstellung ist die Begründung für die Auswahl der Technologie. Jeder, der an der Entwicklung beteiligt ist, muss vollständig verstehen, warum das Produkt ausgewählt wurde, welche Probleme es lösen wird, welche Probleme es nicht lösen wird und wie es in sein tägliches Arbeitsleben passt. Wenn Sie dies zu Beginn des Projekts nicht klar haben, schlägt es fehl.

SharePoint ist eine spezielle Technologie, die sowohl gute als auch schlechte Punkte hat. Sie funktioniert nicht für alle, aber für diejenigen, die sie richtig einsetzen, kann sie ihr Leben verändern. Jede technologische Wahl sollte darauf beruhen, dass sie die beste Wahl für den Zweck ist. Die Entscheidungsträger müssen sich des WIFIM bewusst sein (was für mich drin ist), wenn Sie sich der Vorteile einer Technologie nicht bewusst sind, wie Sie die Vorteile nutzen und den ROI (Return on Investment) maximieren können Sie beurteilen den Schriftsteller als süchtig nach TLAs?).

Die Entscheidung, eine bestimmte Technologie zu verwenden, muss sich mehr auf das "Ich" (Information) und weniger auf das "T" (Technologie) beziehen. Es sollte eine Entscheidung sein, die auf den Bedürfnissen des Unternehmens basiert, nicht eine auf Mode basierende Entscheidung, die allzu oft getroffen wird. Niemand mag es, der letzte zu sein, der sich der Sache anschließt, besonders wenn es um Technologie geht. Zum Beispiel, wie viele Leute, die Sie kennen, haben einen High Definition-Fernseher gekauft, als der erste herauskam, obwohl die überwiegende Mehrheit der Programme nicht einmal in HD läuft?

Microsoft hat beim Marketing von SharePoint fantastische Arbeit geleistet – anscheinend ist es die kollaborative Antwort auf alles. Durch die Implementierung von SharePoint in Ihrem Unternehmen wird eine gute Arbeitspraxis gefördert, Unternehmen dabei unterstützt, bessere Beziehungen zu ihren Mitarbeitern zu pflegen, und, wenn Sie dem Hype glauben, letztendlich für die Heilung von Krebs verantwortlich sein, den Weltfrieden herbeiführen und sogar den Abwasch erledigen am Ende des Tages. Glauben Sie nicht immer dem Hype, ja, SharePoint kann so gut sein, aber die Organisation muss darauf vorbereitet sein.

Nur um eine Sekunde abzuschweifen – einer meiner Lieblingsfilme ist A Field of Dreams mit Kevin Costner. In dem Film besitzt Kevin Costners Charakter eine Farm und hat die üblichen Geldprobleme. Er beginnt Geister zu sehen und sie sagen ihm, er solle mitten im Nirgendwo einen Baseball-Diamanten in voller Größe bauen (ich weiß, was Sie alle denken, aber bleiben Sie bei mir). Dieses Filmland, in dem niemand versucht, ihn aufzuhalten, setzt er alle seine verbleibenden Ressourcen – und noch einige mehr – für den Bau des Baseballparks ein. Sein Mantra während dieses Projekts lautet "Baue es und sie werden kommen". Die Idee hinter dem Film ist, dass, wenn Sie fest an das glauben, was Sie tun, alles klappen wird – Sie werden eine Million verdienen, Ihre Kinder werden Sie lieben und Ihre Frau wird großartig sein.

Was hat das mit SharePoint zu tun? Ich höre Sie weinen. Nun, die gleiche Einstellung besteht mit SharePoint – erstellen Sie eine SharePoint-Website und sie werden kommen. Die am Entscheidungsprozess beteiligten Personen sind der Ansicht, dass sie lediglich eine SharePoint-Website erstellen müssen, die alle geschäftlichen Probleme löst und von allen Mitarbeitern des Unternehmens verwendet wird. Aber im Gegensatz zu Kevin Costner und seinen Geistern passiert dies nicht.

Obwohl ich versucht habe, in Bezug auf dieses sehr wichtige Problem optimistisch zu sein, ist es tatsächlich der Bruchpunkt in 90% der SharePoint-Bereitstellungen. Die Entscheidung für SharePoint wurde von den falschen Personen aus den falschen Gründen getroffen (normalerweise nachdem sie an einer vollständig lizenzierten Netzwerkveranstaltung teilgenommen haben und von einem Mann mittleren Alters in einem glänzenden Anzug konvertiert wurden, der einen Jag fährt und sich selbst einen nennt "Architekt").

Komm zum Punkt…

Im nicht-technischen Sprachgebrauch bietet uns SharePoint eine Website, auf der wir Dokumente austauschen, Listen führen usw. Aber das haben wir immer geschafft. Die Technologie, mit der dies möglich ist, gibt es seit über einem Jahrzehnt. Unternehmen haben jahrelang Software oder genauer gesagt webbasierte Lösungen entwickelt und es hat nicht immer funktioniert – oft ist es gescheitert. Wenn wir bei anderen Technologien versagt haben, was hindert uns daran, bei dieser zu versagen? – Lesen Sie weiter McDuff und ich werde es Ihnen sagen!

Der Schlüssel für die erfolgreiche Verwendung von SharePoint ist einfach:

• Identifizieren, wozu es gut ist, und maximale Nutzung dieser Funktionen.

• Identifizieren Sie, woran es liegt, und negieren Sie diese Funktionen aus Ihrer Bereitstellung.

Wenn Sie diese beiden Punkte bei der Planung Ihrer Bereitstellung im Hinterkopf behalten, sind Sie bereits auf dem Weg zum Erfolg.

Entschuldigung, ist dies Ihre SharePoint-Website?

Ok, jetzt haben Sie unzählige Besprechungen abgehalten, um Ihren Einsatz zu besprechen. Ihre Kaffeekonsummenge beträgt jetzt bis zu 10 Tassen pro Tag, und Sie haben einen halben Stein aus allen angebotenen Kuchen und Keksen gewonnen. Was kommt als nächstes (abgesehen von der Entgiftung)? und ins Fitnessstudio gehen)? Hoffentlich haben Sie Ihre Geschäftsprobleme identifiziert, sie SharePoint zugeordnet und entschieden, dass es das richtige Produkt für Ihre Anforderungen ist. Bevor Sie mit der Bereitstellung fortfahren, müssen Sie einen entscheidenden Faktor festlegen: Wem gehört die SharePoint-Instanz? Ich kann nicht betonen, wie wichtig diese Entscheidung ist. Ihre Entscheidung zu diesem Zeitpunkt in der Bereitstellung kann SharePoint beeinflussen oder beeinträchtigen.

Die häufigste Entscheidung in Bezug auf das Eigentum ist die Weitergabe an die IT, da SharePoint als technische Lösung wahrgenommen wird. Die meisten Unternehmensanalysten und Entscheidungsträger denken: "Dies ist ein technisches Produkt. Ich weiß nicht, was ich damit anfangen soll." Ich könnte es vermasseln, aber die IT wird wissen, was zu tun ist. "Aber das ist die falsche Entscheidung. SharePoint ist keine technische Lösung, wie wir es gewohnt sind. SharePoint ist eine Anwendung (wie die Office-Suite, tatsächlich ist Office im Namen MOSS-Microsoft Office SharePoint Server enthalten) und eine Arbeitsweise, vor allem aber eine Geschäftslösung. Technische Eingriffe in SharePoint sind ein Problem – ja, Sie können mit den Innereien herumspielen – aber es wurde nicht dafür entwickelt.

Wenn wir zum Beispiel an Microsoft Word denken, installiert die IT das Programm auf Ihrem Computer und registriert es, dann lassen sie es in Ruhe. Der Word-Benutzer setzt das Wörterbuch dann auf Englisch (Vereinigtes Königreich), setzt die Standardschriftart auf seinen Favoriten, fügt Abkürzungen für die automatische Korrektur hinzu und unternimmt alles, was erforderlich ist, damit Word für sie ein bisschen besser funktioniert. Sie würden nicht erwarten, dass die IT dies tut, und Sie würden auch nicht erwarten, dass sie Monate damit verbringen, Tools zum Anpassen von Word zu entwickeln. Dann wissen Sie, wie Sie dies in 30 Sekunden mithilfe der Menüoptionen tun. Kurz gesagt, alle Beteiligten sehen Word als das, was es ist, sie kennen ihren Platz und bleiben dabei. SharePoint ist das gleiche; Die IT sollte es bereitstellen und dann in Ruhe lassen, sodass die Benutzer ihre eigenen Optimierungen und Anpassungen vornehmen können.

Wenn die IT kein SharePoint besitzt, wer sollte das dann tun? Nun, die einfache Antwort lautet – die Benutzer. SharePoint funktioniert am besten, wenn es geschäftliche Probleme löst und wer geschäftliche Probleme besser versteht als die Leute, die tatsächlich die ganze Arbeit erledigen (nicht, dass die IT nicht hart arbeitet – das Erreichen von Level 87 bei Command and Conquer erfordert harte Arbeit, Zeit und ein Level Engagement verstehen die meisten Menschen nicht).

Die Person, die die Kontrolle über eine Website in SharePoint übernimmt, wird als Superuser bezeichnet. Sie muss in der Lage sein, geschäftliche Probleme zu identifizieren und diese mit den Funktionen von SharePoint abzustimmen. Außerdem muss sie über fundierte Kenntnisse in SharePoint verfügen Dies geschieht. Wenn Sie jemanden wie diesen in Ihrer Organisation finden, machen Sie ihn zum Superuser, und wenn Sie niemanden finden, der diese Anforderungen erfüllt, schulen Sie die Person, die Ihrer Meinung nach am besten dazu passt. Wir stellen normalerweise fest, dass die erfolgreichsten SharePoint-Websites Business Analysten gehören.

Aber er hatte einen Jag, er konnte mich unmöglich anlügen. Könnte er?

Ich sage Ihnen also, dass die IT SharePoint nicht besitzen darf, dass Sie es nicht anpassen und die Verantwortung nicht an einen nicht technischen Mitarbeiter übergeben müssen. Zu diesem Zeitpunkt wird mir normalerweise die folgende Frage gestellt:

"Ich verstehe Mike nicht, Sie sagen, lassen Sie es in Ruhe, aber wir müssen es an unser Unternehmen anpassen. Ich dachte, SharePoint sei leicht anpassbar. Ich habe einen Architekten bei einem Networking-Meeting getroffen und bei ein paar Bieren hat er mir das gesagt SharePoint war einfach anzupassen und würde alle meine Probleme lösen. Er hatte einen Zacken. "

Hier haben wir es, den kleinen, aber so wichtigen Missbrauch eines Wortes, der die meisten SharePoint-Katastrophen verursacht – anpassen. In seinem Verkaufsgespräch hat Shiny Suit Man Sie in einem wichtigen Punkt verkauft: Anpassung. Ja, Sie können SharePoint anpassen, aber Sie können auch SharePoint konfigurieren. Ohne diese Begriffe von Anfang an sorgfältig zu definieren und zu erläutern, schlägt SharePoint fehl. Aber dann muss der Architekt an wichtigere Dinge denken: "Mein Pferdeschwanz sieht toll aus" und "Ich hoffe, mein Jag ist auf dem Parkplatz sicher", mit anderen Worten, er denkt nicht an SharePoint oder Sie.

Aufbau

Lassen Sie uns zunächst die Konfiguration in Angriff nehmen. Bei der Konfiguration wird das, was bereits in SharePoint enthalten ist, an Ihre Geschäftsanforderungen angepasst. Wenn wir uns Word noch einmal ansehen, konfigurieren Sie das Wörterbuch so, dass es Englisch (Großbritannien) wird. Die Option war bereits vorhanden. Sie mussten sie nur auswählen und sie wurde angewendet.

In SharePoint können Sie die bereits enthaltenen Funktionen konfigurieren und optimieren, um sie Ihren Anforderungen anzupassen. Sie können einer Dokumentbibliothek eine Versionskontrolle hinzufügen, um Änderungen aufzuzeichnen. Dies erfolgt durch Auswahl der Versionsoption, die bereits auf der Site vorhanden ist. Es ist einfach und relativ risikofrei, eine SharePoint-Website so zu konfigurieren, dass sie den Anforderungen eines Unternehmens entspricht – dafür wurde sie entwickelt.

Die gesamte SharePoint-Konfiguration erfolgt über die Schaltfläche "Site-Aktionen". Microsoft hat typische Unternehmensprozesse und -anforderungen analysiert und festgestellt, dass Unternehmen SharePoint so konfigurieren können, dass 70% ihrer Anforderungen erfüllt werden. Die Konfiguration wird vom Superuser und den Site-Benutzern durchgeführt. Sie sollte NICHT von der IT durchgeführt werden. Wenn 70% der Konfiguration von den Superusern übernommen werden, kann dies bis zu 70% weniger Besuche in der IT bedeuten, wodurch sich die Arbeitsbelastung verringert und sie sich auf andere Aufgaben konzentrieren können, z. B. das Erreichen der Stufe 88 von Command and Conquer.

Anpassung

Der zweite Satz, den wir dekonstruieren müssen, ist Anpassung. Anpassung ist der nächste Schritt, nachdem alle Konfigurationsoptionen ausgeschöpft wurden. Anpassung ist das Erstellen oder Bearbeiten von Elementen in SharePoint, die nicht über die Schaltfläche für Websiteaktionen ausgeführt werden können. Dies ist der Punkt, an dem die IT einspringen kann und die Entwickler an dem Widget arbeiten können.

Dies kann wie jede andere Software geschrieben werden, aber aufgrund der Komplexität von SharePoint dauert es dreimal so lange – und das ist eine konservative Schätzung. Aufgrund einer Lernkurve ist es nicht dreimal so lang (die Lernkurve macht es beim ersten Mal 20 Mal so lang). Es dauert immer dreimal so lange, weil es schwierig ist. Die Anpassung sollte nur etwa 10% der Gesamtanforderungen des Unternehmens ausmachen. Wenn Sie eine Anpassung für mehr als 10% Ihrer gesamten Geschäftsanforderungen benötigen, müssen Sie sich fragen, ob SharePoint das richtige Produkt für Sie ist und ob Sie es im richtigen verwenden Weg. Also hatte Jag Boy irgendwie recht; Ja, SharePoint ist einfach zu konfigurieren und unterstützt 70% Ihrer geschäftlichen Anforderungen.

ABER

Im Gegensatz zu einigen Werbematerialien ist SharePoint nicht einfach anzupassen, es kann angepasst werden und es kann tiefgreifend angepasst werden, dies erfordert jedoch Zeit und teure Ressourcen. Aufgrund des technischen Charakters von SharePoint sind mit einer umfassenden Anpassung einige Risiken verbunden, weshalb vollständige Tests erforderlich sind, was wiederum zeit- und ressourcenintensiv ist.

Damit SharePoint für Sie funktioniert

Wenn Sie also Ihre SharePoint-Rolle zum Erfolg führen möchten, richten Sie das System so ein, dass die Konfiguration und nicht die Anpassung genutzt werden. Trotz der negativen Aspekte von Teilen dieses Artikels ist SharePoint ein fantastisches Tool – wenn es richtig eingesetzt wird. Wenn SharePoint funktioniert, ist es brillant und wenn es fehlschlägt, ist es eine Katastrophe. Wenn Sie jedoch diese goldenen Regeln befolgen, sind Sie auf dem besten Weg zu einer erfolgreichen SharePoint-Bereitstellung.

1) Planen, planen und erneut planen – stellen Sie sicher, dass SharePoint das beste Produkt für Ihre Unternehmensanforderungen ist, wenn es nicht verwendet wird!

2) Lassen Sie die IT nicht SharePoint besitzen – Die meisten Menschen haben Probleme damit, aber dies ist die wichtigste Regel für eine erfolgreiche SharePoint-Bereitstellung. Sicher, die Technikfreaks werden es lieben, hey, es ist neu, es ist hell, es ist glänzend, aber das nächste, was Sie wissen, werden selbst die einfachsten Konfigurationen zu wichtigen Entwicklungen beim Training – können Sie sehen, wie Ihr Geld brennt?

3) Ernennen Sie einen SharePoint-Superuser, vorzugsweise einen Geschäftsanalysten. Die beste Person für die Konfiguration ist ein Teammitglied, das über eine Kombination aus Analyse- und SharePoint-Fähigkeiten verfügt und das Geschäft kennt. Es ist das Hauptziel der Person, SharePoint-Lösungen durch Konfiguration bereitzustellen

4) Machen Sie die Verwendung des Entwicklungsteams zum letzten Ausweg – Entwickler sind eine teure Ressource – nicht nur finanziell, sondern auch zeitlich. Wenn sie in den Park gefragt werden, muss es etwas Schweres sein, es muss für etwas Bedeutendes und von echtem Nutzen für das Geschäft sein, und vor allem etwas, das durch Gedankenkonfiguration nicht erreicht werden kann.

5) Konzentrieren Sie sich darauf, Lösungen zu erstellen, die unsere Konfigurationen nicht anpassen – Der Grund, warum Shiny Suit Man Sie davon überzeugen konnte, dass SharePoint das Werkzeug für Sie war, war, dass er es als einfach zu konfigurierendes Werkzeug verkauft hat (obwohl er wahrscheinlich das Wort "Anpassen" verwendet hat – Denken Sie daran, dass er sein Gehirn für Fakten über Jags behalten muss. Wie wir zuvor gelesen haben, war SharePoint tatsächlich korrekt. Es lässt sich leicht umgestalten, um es Ihren Geschäftsanforderungen anzupassen, aber Sie müssen dies nutzen. Es macht keinen Sinn, ein kleines Familienauto zu kaufen, wenn Sie immer wieder versuchen, eine hervorragende Leistung zu erzielen. Sie werden enttäuscht sein und ein Vermögen dafür ausgeben, Garagen für Upgrades nach Upgrades in Garagen zu stecken. Sie sollten zuerst einen Ferrari kaufen. Wenn SharePoint eine Vielzahl von Anpassungen erfordert, ist es wahrscheinlich das falsche Tool für Sie.

6) Konzentrieren Sie sich auf I (Informationen) und nicht auf das T (Technologie) – Die Tatsache, dass Sie SharePoint verwenden, sollte willkürlich sein – konzentrieren Sie sich auf die Geschäftsprobleme, die gelöst, Zeit gespart und die Effizienz gesteigert wurden, nicht auf die Tatsache, dass Sie Verwenden Sie die neueste Technologie Mode.

Wohin gehe ich von hier aus?

SharePoint ist ein fantastisches Tool – es kann Unternehmen ermöglichen, anders zu arbeiten, besser zu arbeiten und vor allem so zu arbeiten, dass Mitarbeiter weniger Zeit für das Ablegen und Suchen von Informationen und mehr Zeit für das Nachdenken über das Unternehmen und eine bessere Vorgehensweise benötigen es. SharePoint ist keine technologische Lösung, sondern eine neue Arbeitsweise. Wenn Sie SharePoint anhand dieser Regeln und Richtlinien planen und implementieren, kann ich Ihnen versprechen, dass Sie von Ihren Entscheidungen begeistert und von den Vorteilen gut funktionierender Systeme begeistert sein werden. Ihre Mitarbeiter werden Sie wie einen Gott verehren, Ihr Chef wird Ihnen endlich die Gehaltserhöhung geben, die Sie verdienen, und Sie werden immer die ersten Dibs auf die Kekse bekommen.

Das einzig Traurige aus unserer Sicht ist, dass er in ein paar Jahren, wenn Sie Shiny Suit Man bei einem anderen Networking-Event treffen und ihm sagen, wie großartig SharePoint ist, sagt: "Ich habe es Ihnen gesagt …"

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Source by Emma Catignani

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