Die Bedeutung von Dokumentensicherheit und Datensatzverwaltung

Obwohl häufig übersehen, spielt das Records Management eine wichtige Rolle für die Führung eines erfolgreichen Unternehmens. Papierkram und Computerdaten beschreiben jede von Ihrem Unternehmen getätigte Transaktion. Die Organisation und Genauigkeit all dieser Informationen ist der Schlüssel zum Erfolg. Die Sicherheit Ihrer persönlichen und geschäftlichen Unterlagen ist von größter Bedeutung. Nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um zu untersuchen, wie die häufigsten Bedrohungen für Ihre vertraulichen Informationen durch eine ordnungsgemäße Dokumentenverwaltung verhindert werden können.

Unfälle vermeiden:

Indem Sie Ihre wichtigen Dokumente in einer sicheren, klimatisierten Umgebung aufbewahren, vermeiden Sie das Risiko verlorener, gestohlener oder beschädigter Unterlagen. Unabhängig davon, ob Sie Ihre Dokumente selbst speichern oder Speicherplatz in einem externen Dateispeicher mieten möchten, stellen Sie sicher, dass der Speicher für einen solchen Zweck geeignet ist. Lagerräume sollten sauber sein und idealerweise ausschließlich zur Lagerung verwendet werden. Ein guter Stauraum ist abgelegen und sicher. Während die Wahrscheinlichkeit, dass ein Gegenstand in Ihrem Büro an einem bestimmten Tag verloren geht oder beschädigt wird, gering ist, haben viele gespeicherte Dokumente eine sehr lange Lebensdauer. Wichtige Dokumente – vom Protokoll der Vorstandssitzung über Krankenakten bis hin zu Steuer- und Finanzdaten – müssen jahrelang aufbewahrt werden, wenn nicht auf unbestimmte Zeit. Mit der Zeit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass diese Dokumente verlegt, beschädigt oder manipuliert werden.

Betrug und Diebstahl verhindern:

Zwei Datensatzverwaltung Techniken – zertifiziertes Zerkleinern und externe Lagerung – zielen darauf ab, Ihre sensiblen Informationen sicher zu halten. Wussten Sie, dass ein erstaunlicher Prozentsatz der Buchhaltung und anderer Betrugsfälle in den USA von den Mitarbeitern der Opferunternehmen begangen wird? Trotz der weit verbreiteten Meinung beinhalten die meisten Betrugsfälle keine aufwändigen Pläne oder Vertuschungen. In vielen Fällen benötigt der Täter einfach zusätzliches Geld, wenn er auf einige Finanzdokumente stößt, die über das Büro liegen. Diese Dokumente enthalten Informationen wie Kreditkartennummern, Steuernummern, Bankkontoinformationen und mehr. Unabhängig davon, ob sie unachtsam verstreut oder ordentlich in Papierboxen aufbewahrt werden, ist es eine schlechte Praxis für die Verwaltung von Aufzeichnungen, solche Dokumente sichtbar zu lassen. Um Abhilfe zu schaffen, sollten Sie Ihre finanziellen und anderen sensiblen Dokumente in einem sicheren, externen Speicher für Aufzeichnungen aufbewahren.

Berücksichtigen Sie bei Dokumenten mit kurzer Lebensdauer auch einen sicheren Vernichtungsservice. Die meisten Records Management-Firmen bieten eine Art zertifizierten Shredder-Service an. Mit diesem Service erhält Ihr Büro Mülleimer. Füllen Sie einfach die Mülleimer mit unnötigen Unterlagen und rufen Sie dann Ihre Aktenverwaltungsfirma an, um sie abzuholen und durch neue zu ersetzen. Sie können sicher sein, dass Ihre sensiblen Dokumente zerstört werden, bevor sie in die falschen Hände geraten.

Immobilienmakler Heidelberg

Makler Heidelberg



Source by Drew Mers

Durch die weitere Nutzung der Seite stimmst du der Verwendung von Cookies zu. Wenn Sie nach unten scrollen, gilt dies auch als Zustimmung. Weitere Informationen

Die Cookie-Einstellungen auf dieser Website sind auf \"Cookies zulassen\" eingestellt, um das beste Surferlebnis zu ermöglichen. Wenn du diese Website ohne Änderung der Cookie-Einstellungen verwendest oder auf \"Akzeptieren\" klickst, erklärst du sich damit einverstanden.

Schließen