Wie man Betrug mit Verkäuferverifizierung stoppt


Wie Sie wissen, wird die Offenlegung von Betrug durch angemessene interne Kontrollen zusammen mit Aufgabentrennung, die Einrichtung eines neuen Anbieters oder die Aktualisierung der Herstellerstammdatei reduziert. Ohne sich in Bezug auf Betrug gefällig zu fühlen, sind Sie wahrscheinlich mit Ihrem aktuellen Aktualisierungsprozess vertraut. Viele A / P-Shops sind mit aktuellen oder erwarteten A / P-System- und Prozessänderungen konfrontiert, von denen Sie wissen, dass sie den Status Quo des Vendor Master-Prozesses stören oder stören werden. Um höhere Effizienz und Produktivität zu erreichen, setzen A / P- und Beschaffungsanwendungen auf die Verwendung von Internet- und Intranet-Technologien zur Aktualisierung des Lieferantenstamms. Der Einsatz dieser Technologien sollte für A / P die Gelegenheit bieten, die internen Kontrollen zu verbessern, oder stellt sogar interne Kontrollprobleme bei der Aktualisierung des Lieferantenmeisters dar.

Lassen Sie mich zuerst auf Letzteres eingehen – Die Herausforderung. "Laut einer aktuellen globalen Studie von PriceWaterhouseCoopers und der Martin-Luther-Universität in Deutschland stieg der Unternehmensbetrug in den letzten zwei Jahren um 22% … Trotz erheblicher Investitionen in interne Unternehmenskontrollen im Zuge des Sarbanes-Oxley Act.

Die Studie stellte außerdem fest, dass die meisten Unternehmensbetrügereien versehentlich entdeckt wurden, daher wird die Implementierung präventiver interner Kontrollverbesserungen nur dazu beitragen, Ihre Betrugsgefahr zu minimieren, insbesondere wenn die Integrität von Vendor Master erhalten bleiben soll Beschreiben Sie, wie eine Produktivitätssteigerung eine Herausforderung für ein Unternehmen darstellte, sich vor Betrug zu schützen.Während eines kürzlich durchgeführten Wiederherstellungsaudits wurde der A / P-Personalbestand reduziert, als das Unternehmen eine A / P-verknüpfte Front-End-Intranetanwendung installierte und nicht autorisierte A / P-Mitarbeiter, um Rechnungs- und Kontocodedaten einzugeben und auf den Lieferantenstamm zuzugreifen, um die Lieferantennummer usw. zu identifizieren. Die Daten wurden für com bearbeitet pletheness und für eine gültige Kontocodierung, bevor es die A / P-Anwendung und den A / P-Prozessor erreichte. Wenn die Rechnung und das genehmigte Eingabedokument in A / P empfangen wurden, würde der A / P-Prozessor seine normalen Verarbeitungs- und Genehmigungsroutinen durchführen. Was meine Aufmerksamkeit auf sich zog, war, dass Mitarbeiter, die nun die Front-End-Rechnungsbearbeitung durchgeführt hatten, nun einen neuen Lieferanten im Lieferantenstamm anlegen konnten

Der neue Lieferantenzugang zum Lieferantenstamm musste jedoch von einer unabhängigen Partei genehmigt werden Ich spürte, dass ein neuer Prozess die A / P-Aufgaben für potenzielle Mitarbeiter und Betrüger öffnete. Obwohl A / P seine Wachsamkeit gegenüber dem neuen Prozess erhöhte, waren einige weitere Maßnahmen, die das Internet zum Schutz vor potentiellem Betrug mit dem Vendor Master einsetzen, einige der Maßnahmen, die ich normalerweise meinen Kunden empfehle.

I der Eindruck entsteht, dass die Nutzung des Internets kosteneffektiv ist und eine Gelegenheit bietet, den Aktualisierungsprozess des Lieferantenstamms zu überwachen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass das Ausmaß der von einem Unternehmen übernommenen Kontrollen oft durch Kostenüberlegungen begrenzt ist. In dem Bewusstsein, dass es aus Kostensicht nicht durchführbar ist, Kontrollen zu schaffen, die einen 100% igen Schutz vor Betrug bieten, ist die Annahme eines Verkäuferverifizierungsprozesses, der angemessene Versicherungen gegen Betrug bietet, wahrscheinlich das Beste, was erreicht werden kann.

Bestätigung neuer Anbieter

Als ich eine Abteilung für A / P leitete, verifizierten wir, dass neue Anbieter mit bedeutenden Erstzahlungen rechtmäßig waren. Auch Zahlungen an Lieferanten, die nur ein Postfach als Auftrag oder Adresse angegeben haben. In den Tagen vor dem Internet haben wir D & B und andere manuelle Mittel verwendet, um ihre Authentizität zu bestätigen – wie die Gelben Seiten, den Telefonkontakt usw. Doch heute ist es viel einfacher, diese Überprüfung bei fast jedem neuen Anbieter über das Internet durchzuführen (Websites und Gelben Seiten) und auf Linie D & B, Hoover-Zugang usw. Während meiner A / P-Audits empfahl ich immer diese zusätzliche Kontrolle, um meine Kunden vor einem möglichen Betrug zu schützen.

Why Is Front-End-Verifikation ist wichtig

Ich mache Sie darauf aufmerksam, da es eine Reihe von Front-End-AP-Systemen gibt

Der Mitarbeiter druckt dann das Deckblatt aus, erhält auf dem Deckblatt die Genehmigung des Managements (Unterschriften), heftet die Rechnung an das Deckblatt an und leitet das Paket zur Zahlung an AP weiter. In solchen Front-End-Systemen, bei denen jedes AP-Feld vom Rechnungseinreicher ausgefüllt werden muss, kann Unfug passieren.

Daher glaube ich, dass es wichtig ist, eine Art von Anbieter-Verifikation zu haben, um Betrug zu verhindern hinzugefügt von Mitarbeitern oder anderen Mitarbeitern des Unternehmens zugewiesen. Vielleicht möchten Sie einen weiteren separaten Kontrollpunkt für die Lieferantenüberprüfung hinzufügen, wenn Sie glauben, dass sich die Lieferantenüberprüfung aus Ihrer Erfahrung lohnt?

Richtlinien für neue Lieferantenverifizierungen

Ich empfehle das sehr jemand, der nicht direkt an der Einrichtung des Anbieters beteiligt ist, führt eine doppelte Überprüfung durch. Jeder Anbieter, der ein Postfach für eine Adresse und keine Telefonnummer einreicht, verdient ein wenig zusätzliche Prüfung. Viele Organisationen verfügen nicht über die Mitarbeiter, um jeden neuen Anbieter zu überprüfen. Die beigefügte Tabelle enthält eine neue Lieferanten-Checkliste, die Ihre Mitarbeiter bei der Auswahl neuer Lieferanten zur Überprüfung verwenden können.

Bei der Überprüfung eines neuen Anbieters sind die Gelben Seiten eine der ersten zu überprüfenden Stellen. Nun wirbt nicht jeder legitime Anbieter dort. In der Tat, abhängig von Ihrem Geschäft, werden Sie feststellen, dass viele nicht. Wenn sich Ihr potenzieller neuer Anbieter nicht auf den Gelben Seiten befindet, versuchen Sie eine andere Datenbank wie D & B, Hoovers, Google, Yahoo usw.

Übernehmen Sie bei der Überprüfung, wo Sie die Verifizierungsinformationen gefunden haben. Jede Firma muss die Kriterien auswählen, die sie überprüfen wollen, die Dinge, von denen sie denken, dass sie sie am besten schützen.

Eine letzte Technik

Selbst wenn du es nicht tust Wenn Sie Kreditoren in Kreditorenbuchhaltung überprüfen, können Sie den Leuten sagen, dass Sie das tun. Setzen Sie einen kleinen Klappentext auf Ihr Material und sagen Sie, dass "Neue Anbieter, die außerhalb von AP eingerichtet wurden, von AP verifiziert werden." Diese Warnung hilft Ihnen, Kleindiebstahl zu vertreiben. Diese Gauner müssen etwas kreativer sein, wenn sie Ihre Organisation betrügen wollen.

Ähnlich können Sie eine lange Liste von verifizierten Elementen erstellen – auch wenn Sie nicht alles überprüfen. Dies ist ein Ort, an dem es völlig akzeptabel ist, für Rechnungen unter 100% ehrlich zu sein. Bei begrenztem Personal ist manchmal eine kleine kreative Lizenz erforderlich.

Durch diesen Prozess wird vor Absprachen innerhalb des Prozesses geschützt, da die Person, die AP eincheckt, im Idealfall nicht die Person ist, die die Hauptanbieterliste einrichtet. Wenn Ihre Organisation dies nicht tut, ist Ihre Organisation exponiert, da der Diebstahl von Verkäufern zu den leichtesten Betrügereien gehört, die begangen werden können.

o Kriterien für die Verifizierung durch den Verkäufer

o Lieferanten, deren Rechnungen keine Rechnungsnummern haben

o Lieferanten mit Postfachadressen

o Jeder neue Verkäufer über einen bestimmten Dollarbetrag

o Rechnungen, die keine Formulare bilden

o Jede Rechnung ohne eine Telefonnummer

o Ein bestimmter Prozentsatz aller neuen Anbieter

Immobilienmakler Heidelberg

Makler Heidelberg


Immobilienmakler Heidelberg

Makler Heidelberg


Der Immoblienmakler für Heidelberg Mannheim und Karlsruhe
Wir verkaufen für Verkäufer zu 100% kostenfrei
Schnell, zuverlässig und zum Höchstpreis


Source by Bob Lovallo