Verwenden von verbalen Warnhinweisen zur Verbesserung der Leistungsprobleme von Mitarbeitern

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Disziplinarmaßnahmen oder "progressive Disziplin" werden verwendet, um Mitarbeitern bei der Verbesserung der Arbeitsleistung unterdurchschnittlich zu helfen. Leistungsprobleme, die in diesem Prozess behandelt werden, sind schwerwiegender als solche, die mit konstruktivem kritischem Feedback behandelt werden. Der erste Schritt in der progressiven Disziplin wird als Verbal Warning bezeichnet.

Disziplinarmaßnahmen werden angewendet, wenn ein Mitarbeiter:

  • macht einen schweren fehler ODER
  • reagiert nicht einmal auf konstruktive kritische Rückmeldungen.

Vor der Anwendung von Disziplinarmaßnahmen müssen sich Vorgesetzte und Manager beraten, verstehen und einhalten:

  • Politik und Verfahren ihrer Organisation
  • Anforderungen in Tarifverträgen (an Arbeitsplätzen mit gewerkschaftlich organisierten Beschäftigten)
  • Beschäftigungsstandards oder Arbeitsvorschriften in ihrem Bereich.

Befolgen Sie diese Schritte bei einer verbalen Warnung.

  • Identifizieren Sie zunächst das Leistungsproblem. Stellen Sie sicher, dass das Problem entweder fortdauert oder ernst genug ist, um eine verbale Warnung zu verlangen. Konstruktives kritisches Feedback sollte mindestens einmal vor mündlicher Warnung für weniger schwerwiegende Leistungsbedenken verwendet werden.
  • Sammeln Sie sachliche Informationen über das laufende Problem oder den Vorfall. Seien Sie schnell, aber gründlich – Verzögerungen bei der Abgabe der Warnung werden ihre Wirksamkeit verringern.
  • Dokumentieren Sie die Informationen schriftlich. Spezifizieren Sie mit Datum und Uhrzeit, wenn möglich
  • Planen Sie ein Treffen mit dem Mitarbeiter während seiner normalen Arbeitszeit.
  • Bitten Sie einen anderen Vorgesetzten oder Vorgesetzten, als Protokollführer und Zeuge an dem Treffen teilzunehmen. Gewerkschaftsvereinbarungen können die Anwesenheit eines Gewerkschaftsvertreters bei formellen Disziplinartreffen erfordern. Ihre Besprechung sollte innerhalb von drei Geschäftstagen und nicht später als fünf Arbeitstage ab dem Tag, an dem Sie von dem Problem Kenntnis erhalten haben, stattfinden.
  • Treffen mit dem Mitarbeiter an einem privaten Ort, weg von Augen und Ohren von Mitarbeitern, Kunden oder der Öffentlichkeit.
  • Sachlich beschreiben (wer, was, wo, wann) das Leistungsproblem oder der Vorfall. Sagen Sie niemals einem Angestellten, dass er eine schlechte oder schlechte "Einstellung" hat. Wenn Sie diese Wörter verwenden, wird der Mitarbeiter wahrscheinlich mit "Was meinst du, schlechte Einstellung?" Antworten. Bleiben Sie bei ein oder zwei konkreten Beispielen, bei denen Verhalten, Verhalten oder Arbeitsleistung nicht akzeptabel sind. Sei fest, klar und spezifisch.
  • Benutze immer den Ausdruck "Dies ist eine verbale Warnung" und verwende ihn nur einmal. Dies unterscheidet die aktuelle Warnung von anderen verbalen Rückmeldungen und von einer schriftlichen Warnung, die der nächste Schritt im fortschreitenden Disziplinarprozess ist.
  • Halten Sie den Tonfall des Interviews ruhig, professionell und nicht wertend. Heben Sie nicht Ihre Stimme und widerstehen Sie der Versuchung, zu streiten oder zu debattieren. Vermeiden Sie die Verwendung emotional aufgeladener Wörter (z. B. inkompetent, nicht vertrauenswürdig, illoyal, um nur einige zu nennen) oder Verallgemeinerungen (Sie immer oder nie).
  • Beschreiben Sie die erforderlichen Korrekturmaßnahmen; mache deine Kommentare spezifisch und lehrreich
  • Erläutern Sie die Leistungsanforderungen, die erfüllt werden müssen – stellen Sie sicher, dass Sie angeben, dass die Leistungsverbesserungen "unmittelbar" und "fortlaufend" sein müssen. So können Mitarbeiter, die zu einem Jo-Jo neigen, davor bewahrt werden, ihre Leistung für kurze Zeit zu verbessern und das Ausrutschen zu ermöglichen.
  • Wenn der Mitarbeiter nicht in der Lage ist, seine Arbeit zu verrichten, identifizieren Sie die erforderliche Ausbildung oder Unterstützung und legen Sie einen Zeitplan für das Training fest.
  • Bitten Sie den Mitarbeiter, Fragen zu stellen und Ihre Erwartungen zu klären. Wenn es sich anfühlt, als ob das Interview zu einem Streit oder einer Debatte wird, wiederhole die Erwartungen noch einmal und beende dann das Interview höflich und professionell.
  • Stellen Sie nach dem Interview sicher, dass die Protokolle oder Notizen getippt sind, und legen Sie sie in die Personalakte des Mitarbeiters.

Notizen, die im Rahmen von Disziplinarmaßnahmen gemacht wurden, können als juristische Dokumente angesehen werden. Diese Dokumentation kann auch in Zukunft im Rahmen von förmlichen Verfahren verwendet werden (z. B. wenn eine schriftliche Verwarnung erforderlich ist, wenn ein Mitarbeiter die Abmahnung oder eine ungerechtfertigte Entlassungsklage des Arbeitnehmers gegen seinen früheren Arbeitgeber missbilligt). Es ist wichtig, dass die Notizen professionell, vollständig, genau, typisiert und sicher gespeichert sind, entweder in elektronischer Form oder in Papierform.

Nach den Richtlinien der Arbeitgeber müssen die Mitarbeiter die während der Disziplinarinterviews gemachten Notizen unterschreiben. Mitarbeiter werden oft ablehnen, weil sie der Meinung sind, dass ihre Unterschrift Zustimmung oder Zustimmung bedeutet, was zu einer Sackgasse führt. Es ist nicht wirklich notwendig, dass der Mitarbeiter die Notizen überhaupt unterschreibt. Wenn die Politik dies jedoch erfordert und der Arbeitnehmer es ablehnt zu unterschreiben, sollte der Vorgesetzte oder Vorgesetzte schreiben: "Dem Arbeitnehmer zur Unterschrift vorgelegt. Der Arbeitnehmer lehnte dies ab." Dann date und unterschreibe die Notizen und lege sie in die Personalakte des Personals.

Mündliche Warnungen sind nicht angemessen wenn das Leistungsproblem des Mitarbeiters sehr ernst ist (zB Gesundheit oder Sicherheit anderer) gefährdete oder unethische / illegale Aktivitäten sind aufgetreten). In sehr ernsten Situationen kann eine schriftliche Verwarnung oder sogar eine Kündigung gerechtfertigt sein. In einigen wenigen Fällen wird der Arbeitnehmer mit "gerechter Ursache" entlassen. Vorgesetzte und Manager MÜSSEN sich vor der Entlassung eines Mitarbeiters unabhängig von den Umständen an höhere Führungskräfte und einen Rechtsanwalt wenden.

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Source by Paula J. MacLean