Verstehen des Kommunikationsprozesses – Der Schlüssel zum Erfolg in der Organisation

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Der Vorgang, durch den eine Person oder eine Gruppe von Personen Informationen erhält, die entweder für den Absender oder den Empfänger von Bedeutung sind, entweder durch Hinzufügung von Wissen oder durch Unterhaltung oder Erwerb von Energie, um zu handeln oder zu überzeugen, zu kaufen oder zu handeln, wie dies vom Sender verlangt wird ist der Prozess der Kommunikation.

Der Prozess der Kommunikation

Der kritische Teil der Kommunikation ist die Information, die übertragen wird. Informationen können in jeder Form vorliegen – von Handzeichen bis zur öffentlichen Rede, von E-Mail bis zu detaillierten Verträgen, von einer Wortbegrüßung bis zu einem längeren Brief, von einer Nachricht auf einem schwarzen Brett einer Schule bis hin zu einer ganzseitigen Anzeige einer Tageszeitung Ein Hinweis mit gehobenen Augenbrauen bis zur fünfminütigen Umarmung, von einem Memo von einem Vorgesetzten oder einem Untergebenen bis zu einem HR-Handbuch und so weiter. Für die Übertragung der Informationen oder der Nachricht wird ein bestimmtes Fahrzeug oder Medium verwendet, das sich selbst mitlädt und an die vorgesehenen Empfänger weiterleitet. Papier, Telefon, One-to-One-Meeting, öffentliches Meeting, Konversation, Horten, Zeitung, geschriebene oder gesprochene Wörter, Körpergesten, Lächeln, Bücher usw. sind die Vehikel oder Medien. Die Art und Weise, wie die Fahrzeuge die Informationen so aufnehmen und transportieren, dass der Empfänger sie so versteht, wie sie sein sollte, ist der Kommunikationsprozess. Das Medium oder der Sender oder der Empfänger verzerrt charakteristisch die Informationen, die auf die eine oder andere Weise ganz oder teilweise zum Versagen der Kommunikation bei der Erreichung des beabsichtigten Zwecks beitragen.

Zwei wichtige Kommunikationsstufen sind a) Kodierung und b) Dekodierung. Der Prozess in diesen beiden Stufen ist eine potenzielle Quelle für Kommunikationsfehler. Die Kodierung ist eine Übersetzung oder Umwandlung der Idee oder der Absicht oder der Nachricht in Wörter oder Signale, so dass der Empfänger die vom Sender beabsichtigte wieder umwandeln würde. Decodieren ist das, was der Empfänger tut, um die empfangenen Wörter oder Signale in die Idee oder Absicht oder Nachricht zu konvertieren, wie sie vom Sender ursprünglich beabsichtigt waren. Die mit der Codierung oder Decodierung verbundenen Probleme sind auf die Tatsache zurückzuführen, dass Wörter oder Signale mehrere Bedeutungen haben, und daher besteht die Möglichkeit, entweder falsche Wörter oder falsche Signale zu verwenden oder sie auf eine Weise zu verstehen, die ursprünglich beabsichtigt ist.

Ein Verständnis des Kommunikationsprozesses würde Transaktionen erleichtern. Andernfalls würde es überhaupt keine Aktion geben oder eine verzögerte Aktion, wenn überhaupt eine Aktion oder eine falsche Aktion oder schlechte Beziehungen usw. stattfinden. Zum Beispiel teilt ein Chef seiner Sekretärin mit, dass ein Treffen mit Auftragnehmern dringend ist. Er findet jedoch zu seiner Überraschung, dass ein Treffen am nächsten Morgen früh einberufen wurde, aber es kam zu einem anderen Programm, das der Sekretärin nicht kennt. In diesem Fall übersah der Chef, während er mit der Büro-Routine beschäftigt war, den Prozess der Nachrichtenübermittlung und die damit verbundenen Chancen, dass die Kommunikation in vielen Phasen fehlschlug. Er hat die Zeit nicht angegeben. Aber die Sekretärin verstand es als nächsten Morgen. Dies zeigt, wie der Prozess des Kodierens und Dekodierens schief geht und daher Überraschungen bereitet.

Alle an der Kommunikation beteiligten Elemente, die den Kommunikationsprozess bilden, sind a) Sender b) Empfänger c) Nachricht c) Codierung d) Decodierung e) Kanal f) Rauschen g) Rückkopplung.

Die folgende kurze Diskussion erläutert den Kommunikationsprozess.

Absender: Der Punkt, von dem die Nachricht stammt, hier der Chef, ist der Absender. Die Aktion, die aus dieser Nachricht hervorgehen soll, ist die Einberufung einer Besprechung, aber definitiv nicht am nächsten Morgen.

Nachricht: Nachricht ist der wesentliche Inhalt der Kommunikation oder der Informationen, die weitergegeben werden sollen. Die Aufforderung zur Einberufung der Sitzung ist die Nachricht.

Empfänger: Die Person, die die Zustellung der Nachricht annehmen muss, ist der Empfänger. Hier ist die Sekretärin der Empfänger, dessen Aufgabe es ist, den Sender genau zu verstehen und entsprechend zu handeln.

Kodierung: Die Idee, ein Meeting einzuberufen, wurde in diesem Fall in Worte umgewandelt, wahrscheinlich mit Gesichtsausdrücken, die die Dringlichkeit eines Meetings signalisieren. Ein solcher Prozess der Umsetzung einer Idee besteht aus Wörtern oder Ausdrücken als Kodierung.

Kanal: Die verschlüsselte Nachricht benötigt ein Fahrzeug oder ein Medium, um von Sender zu Empfänger transportiert zu werden. Das Fahrzeug kann eine Zeitung oder ein Telefon oder Internet oder eine Besprechung oder ein Gespräch sein. Im vorliegenden Beispiel ist die mündliche Mitteilung des Chefs an die Sekretärin der Kanal.

Decodierung: Der Prozess des Verstehens der vom Absender angegebenen Nachricht durch den Empfänger. In diesem Beispiel hat die Sekretärin beim Dekodieren die vom Absender gesendete Nachricht verstanden.

Lärm: Lärm ist der ursächliche Faktor für die Missverständnis oder Missverständnis der Nachricht aufgrund des Problems, das entweder in dem gewählten Medium oder beim Kodieren oder Dekodieren oder in einigen Phasen des Prozesses gewählt wurde. In diesem Fall war die Nachricht nicht richtig aufgebaut, so dass die Sekretärin sie nicht so verstanden hat, wie sie vom Absender beabsichtigt wurde. Das Rauschen in der Kommunikation ist analog zu dem externen Rauschen, das durch Kabel- oder Übertragungseinrichtungen der Festnetztelekommunikation erzeugt wird, während die Teilnehmer über Festnetztelefone sprechen, und hören daher die ausgetauschten Wörter nicht.

Feedback: Der Absender teilt dem Absender seine Beurteilung mit oder wie er oder sie zu jedem Teil der Nachricht oder Wort verstanden hat, bevor der Absender die Nachricht weiter bearbeitet. Hier im vorliegenden Beispiel hat die Sekretärin ihr Feedback nicht gegeben, was sie verstanden hat, und die beabsichtigte Botschaft schlug fehl.

Während das, was in den vorhergehenden Abschnitten beschrieben wurde, ein allgemeines Verständnis des Begriffs des Kommunikationsprozesses ist, würde ein kurzes Studium verschiedener Theorien, die bis heute vorgeschlagen wurden, ein ziemlich tiefes Verständnis des Kommunikationsprozesses ermöglichen. Dasselbe wurde in den folgenden Absätzen versucht.

Aristoteles Theorie der One-Way-Kommunikation: Aristoteles hat vorgeschlagen, dass die Kommunikation aus drei Komponenten besteht: Sender, Empfänger und Nachricht. Es ist ein einfaches und grundlegendes Modell, das jedoch die Grundlage für den Rest der Theorien legte. Aristoteles hat in einer so frühen Entwicklungsphase der Sozialwissenschaften behauptet, dass Kommunikation ein Einwegprozess ist. Dies bedeutet, dass der Absender dafür verantwortlich ist, dass eine überzeugende Kommunikation stattfindet. Weder der Begriff Lärm noch die Notwendigkeit des Feedbacks in der Kommunikation kamen ihm in den Sinn.

Lasswell-Kommunikationsmodell: Lasswell erweiterte die Kommunikationstheorie von Aristoteles um ein weiteres Element, den Kanal. Drei wichtige Elemente oder Komponenten in dieser Theorie sind a) Absender b) Nachricht c) Kanal. Seine Theorie besagt, dass der Sender dafür verantwortlich ist, dass der Empfänger die Nachricht versteht, indem er einen geeigneten Kanal wählt. Es ist auch eine unidirektionale Kommunikationsrichtung wie die von Aristoteles.

Shannon-Weaver-Modell: CE Shannon und W Weaver, das Ingenieursduo, schlugen diese Theorie 1949 vor. Diese Theorie basierte auf einer mechanistischen Sichtweise der Kommunikation. Dies ist die erste Theorie, die erkennt, dass die empfangene Nachricht nicht mit der gesendeten Nachricht identisch ist. Diese Verzerrung ist auf das im System vorhandene Rauschen zurückzuführen.

Sie führten Feedback als Korrekturmaßnahme für Lärm ein. Das Feedback wurde jedoch nicht in das Modell integriert. Sie schlugen vor, dass Feedback einen weiteren Zyklus des Kommunikationsprozesses auslösen würde. Die Theorie besagt im Wesentlichen, dass eine echte Kommunikation nur dann stattfindet, wenn die empfangene und die gesendete Nachricht ohne Unterschied ein und dieselbe sind, was für ein Konstruktionsmodell zutreffen kann. Die Kommunikation zwischen Individuen, die meistens ohne Maschinen erfolgt, kann jedoch nicht so perfekt sein wie in der Theorie angenommen, da die Filter in den Individuen sowohl beim Zuhören als auch beim Senden arbeiten. Filter sind die Einstellungen, Wahrnehmungen, Erfahrungen und Bewertungen, die lange vor Beginn der eigentlichen Kommunikation wirksam sind. Die beabsichtigte Aktion ist der Beweis für den Erfolg der Kommunikation.

Die Elemente in diesem Modell sind a) Informationsquelle b) Kodierung c) Kanal d) Dekodierung e) Zielort f) Rauschen g) Rückmeldung.

Schramm-Kommunikationsmodell: Wilburn Schramm schlug dieses Modell 1955 vor, das als beste aller Theorien betrachtet wurde, da es weiterentwickelt und umfassend ist. Es wurde in drei Stufen vorgeschlagen, wobei in jeder nachfolgenden Stufe einige Verbesserungen gegenüber der vorherigen vorgenommen wurden. Diese Stufen werden auch als drei verschiedene Modelle bezeichnet.

In der ersten Phase wurde der Codierungsprozess und die Quelle wie die von Aristoteles hervorgehoben, ohne dass Rauschen erkannt wurde. Es war auch eine unidirektionale Kommunikationsrichtung.

In der zweiten Phase verlagerte sich der Schwerpunkt auf den gemeinsamen Erfahrungsbereich von Sender und Empfänger. Der Sender muss nach dieser Theorie die Bedürfnisse und Fähigkeiten des Empfängers berücksichtigen, die er aufgrund gemeinsamer Erfahrungen kennen muss, und so wählt er den richtigen Kanal und verschlüsselt gleichzeitig die Nachricht das kann der Empfänger verstehen. Unter dem Kommunikationsprozess wird hier ein wechselseitiger Ablauf verstanden.

In der dritten Stufe wurde das Feedback als wesentliches Element des Kommunikationssystems angesehen. In dieser Phase von Schramms Theorie umfasst der Kommunikationsprozess Sender, Empfänger, guten Kanal, korrekte Codierung, korrekte Decodierung und Rückmeldung. Der Fluss, der mit einer Rückmeldung endet, beginnt sofort wieder, um einen kreisförmigen Prozess durchzuführen.

Das inferentielle Modell der Kommunikation: Prof.Mathukutty Monippally schlägt eine neue Theorie namens "Inferenzielles Modell der Kommunikation" vor, in der die Darstellung von Symbolen und die Konstruktion von Bedeutungen aus solchen Symbolen hervorgehoben werden. Das Modell geht davon aus, dass es keine angemessene und korrekte Methode zum Senden einer Nachricht gibt, und dennoch senden wir die Nachricht durch einige ausgewählte Symbole, die wiederum nicht richtig verstanden werden.

Prof. Mathukutty (2001) erklärt: "Das Folgerungsmodell geht davon aus, dass wir nicht kommunizieren können, dass wir nicht kommunizieren können, dass wir unsere Botschaft nicht mit jemandem teilen können, dass wir es nicht in den Köpfen und Herzen anderer Menschen tun können. Und wir wollen es trotzdem Es gibt keinen Code, der unsere Botschaft getreulich erfassen und dann von anderen sauber geknackt werden kann, also greifen wir auf die Anzeige von Symbolen zurück …. Diese Vorgehensweise ist im Allgemeinen zufriedenstellend. Natürlich können wir einen Fehler machen und manchmal gehen wir furchtbar falsch Aber dies ist das einzige verfügbare Mittel. " (Mathukutty M. Monippally, Kommunikationsstrategien für Unternehmen, 2001, Neu-Delhi, Tata Mcgrawhill Publishing Company Limited, S. 6-9)

Eine Übersicht einiger weiterer Kommunikationsmodelle

Ein anderes Modell von Katz-Lazarfeld ist das Modell der Massenkommunikation, das besagt, dass der Sender die Nachricht verschlüsseln und über Massenmedien an einen Meinungsführer weiterleiten muss. Der Meinungsführer überträgt dasselbe der Zielgruppe, der Öffentlichkeit. Dies ist auch als unidirektionale Richtung des Informationsflusses konstruiert.

Ein anderes Modell, das einen anderen Weg eingeschlagen hat, ist das von Westley – Maclean. Es betont die zwischenmenschliche Kommunikation. Dabei wird die sorgfältig verschlüsselte Nachricht an den Empfänger gesendet, der sie mit einigen Änderungen entweder an den Absender oder eine andere Person sendet. Das Modell legt Wert auf Sender, Empfänger und Feedback, wodurch dieses Modell rund wird.

Ein weiteres Einwegmodell ist das von Berlo, das Wahrnehmung als ein wichtiges Element der Kommunikation erkennt. Nach diesem Modell würde jede Diskrepanz beim Empfang von Nachrichten aufgrund des Einflusses von Wahrnehmungen von Intermediären zu Missverständnissen führen. Die wichtigsten Bausteine ​​dieses Modells sind die Quelle, der Empfänger, die beabsichtigte Bedeutung und der Vorgang des Sendens und Empfangens der Nachricht.

Watlaw-Beavin-Jackobson schlug ein Modell der wechselseitigen Kommunikation vor, wobei das Verhalten der Teilnehmer und die zwischen ihnen bestehenden Beziehungen im Hinblick auf den Kommunikationserfolg hervorgehoben wurden.

Rogers-Kincaid schlug vor, dass die Einzelpersonen für eine erfolgreiche Kommunikation über soziale Netzwerke und den Informationsaustausch miteinander verbunden sein sollten.

Fazit

Das Verständnis des Kommunikationsprozesses ist für die Führungskräfte der Organisation sehr wichtig. Sie sollten verstehen, dass Kommunikation selten so verstanden wird, wie sie sein sollte. Die Verzerrung der Nachricht kann in jedem Stadium des Kommunikationsprozesses Sender, Empfänger, Codierung, Decodierung, Kanal, Nachricht und Feedback auftreten.

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Source by Dr. Appalayya Meesala

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