Überwindung von Kommunikationsbarrieren in Organisationen

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Obwohl jede Kommunikation Missverständnissen unterliegt, gestaltet sich die geschäftliche Kommunikation besonders schwierig. Das Material ist oft komplex und kontrovers. Darüber hinaus können sowohl der Sender als auch der Empfänger Ablenkungen ausgesetzt sein, die ihre Aufmerksamkeit ablenken. Außerdem sind die Möglichkeiten für Feedback oft begrenzt, was es schwierig macht, Missverständnisse zu korrigieren. Die folgenden Kommunikationsbarrieren in Organisationen und Möglichkeiten, sie zu überwinden, werden das Hauptthema dieses Artikels sein.

1. Informationsüberlastung. Zu viele Informationen sind so schlecht wie zu wenig, weil sie die Fähigkeit des Publikums reduzieren, sich effektiv auf die wichtigsten Nachrichten zu konzentrieren. Personen, die mit Informationsüberflutung konfrontiert sind, versuchen manchmal, einige der Nachrichten zu ignorieren, indem sie Antworten auf Nachrichten verzögern, die sie für unwichtig halten, indem sie nur Teile einiger Nachrichten beantworten, ungenau auf bestimmte Nachrichten reagieren, mit jeder Nachricht weniger Zeit benötigen oder reagieren nur oberflächlich zu allen Nachrichten.

Um Informationsüberflutung zu überwinden, erkennen Sie, dass einige Informationen nicht notwendig sind, und notwendige Informationen leicht verfügbar machen. Geben Sie Informationen Bedeutung, anstatt sie nur weiterzugeben, und setzen Sie Prioritäten für den Umgang mit dem Informationsfluss. Einige Informationen sind nicht notwendig.

2. Nachrichtenkomplexität. Bei der Formulierung von Geschäftsnachrichten kommunizieren Sie sowohl als Einzelperson als auch als Vertreter einer Organisation. Daher müssen Sie Ihre eigenen Ideen und Ihren Stil so anpassen, dass sie für Ihren Arbeitgeber akzeptabel sind. In der Tat werden Sie gelegentlich gebeten, etwas zu schreiben oder zu sagen, mit dem Sie nicht einverstanden sind. Angenommen, Sie arbeiten als Personalvermittler für Ihre Firma. Sie haben einen Jobkandidaten interviewt, von dem Sie glauben, dass er einen ausgezeichneten Mitarbeiter hervorbringen würde, aber andere in der Firma haben diesen Bewerber abgelehnt. Jetzt müssen Sie einen Brief schreiben, in dem der Kandidat abgelehnt wird: Sie müssen Ihre Firmenbotschaft unabhängig von Ihren persönlichen Gefühlen kommunizieren, eine Aufgabe, die einige Kommunikatoren als schwierig empfinden.

Um die Barrieren komplexer Botschaften zu überwinden, halten Sie sie klar und deutlich einfach zu verstehen. Verwenden Sie eine starke Organisation, führen Sie die Leser an, indem Sie ihnen sagen, was sie erwarten sollen, verwenden Sie eine konkrete und spezifische Sprache und bleiben Sie auf dem Punkt. Fragen Sie nach Feedback, damit Sie Ihre Botschaft klären und verbessern können.

3. Nachrichtenwettbewerb. Communicators werden oft mit Nachrichten konfrontiert, die um Aufmerksamkeit konkurrieren. Wenn Sie während des Scannens eines Berichts telefonieren, werden beide Nachrichten wahrscheinlich zu kurz kommen. Selbst Ihre eigenen Nachrichten müssen möglicherweise mit einer Vielzahl von Unterbrechungen konkurrieren: Das Telefon klingelt alle fünf Minuten, Menschen dringen ein, Besprechungen werden gerufen, und Krisen entstehen. Kurz gesagt, Ihre Nachrichten haben selten den Vorteil auf die Empfänger ungeteilte Aufmerksamkeit.

Um Wettbewerbsbarrieren zu überwinden, vermeiden Sie Anforderungen an einen Empfänger, der nicht die Zeit hat, Ihre Nachricht sorgfältig zu beachten. Machen Sie geschriebene Nachrichten visuell ansprechend und leicht verständlich und versuchen Sie, sie zu liefern, wenn Ihr Empfänger Zeit hat, sie zu lesen. Mündliche Nachrichten sind am effektivsten, wenn Sie direkt mit Ihrem Empfänger sprechen können (anstatt mit Vermittlern oder Anrufbeantwortern). Stellen Sie außerdem genügend Zeit für wichtige Nachrichten zur Verfügung, die Sie erhalten. Wirtschaftsbotschaften haben selten das volle und ungeteilte Interesse des Publikums.

4. Unterschiedlicher Status Mitarbeiter mit niedrigem Status können übermäßig vorsichtig sein, wenn sie Nachrichten an Manager senden und nur über Themen sprechen, für die sie der Manager interessiert. Ebenso können Personen mit höherem Status Nachrichten verzerren, indem sie sich weigern, etwas zu diskutieren, das ihre Autorität im Internet untergraben könnte Organisation. Darüber hinaus kann die Zugehörigkeit zu einer bestimmten Abteilung oder die Verantwortung für eine bestimmte Aufgabe Ihren Standpunkt einschränken, so dass er sich von den Einstellungen, Werten und Erwartungen von Personen unterscheidet, die anderen Abteilungen angehören oder für andere Aufgaben verantwortlich sind.

Um Statusbarrieren zu überwinden, halten Manager und Kollegen gut informiert. Ermutigen Sie Mitarbeiter mit niedrigerem Status, Sie auf dem Laufenden zu halten, indem Sie fair und respektvoll mit ihren Meinungen umgehen. Wenn Sie Informationen haben, von denen Sie befürchten, dass Sie der Boss nicht mag, seien Sie mutig und übermitteln Sie sie trotzdem. Statusbarrieren können durch die Bereitschaft überwunden werden, schlechte Nachrichten zu geben und zu empfangen.

5. Mangel an Vertrauen, Vertrauen aufzubauen ist ein schwieriges Problem. Andere Organisationsmitglieder wissen nicht, ob Sie auf eine unterstützende oder verantwortungsvolle Art und Weise antworten werden, so dass Vertrauen riskant sein kann. Ohne Vertrauen wird jedoch freie und offene Kommunikation effektiv blockiert und die Stabilität der Organisation bedroht. Es reicht nicht aus, in deiner Kommunikation klar zu sein.

Um Vertrauensbarrieren zu überwinden, sei sichtbar und zugänglich. Isoliere dich nicht hinter Assistenten oder Sekretären. Teilen Sie wichtige Informationen mit Kollegen und Mitarbeitern, kommunizieren Sie ehrlich und beziehen Sie Mitarbeiter in Entscheidungsprozesse ein. Damit Kommunikation erfolgreich sein kann, müssen Organisationen eine Atmosphäre von Fairness und Vertrauen schaffen.

6. Unzureichende Kommunikationsstrukturen. Die organisatorische Kommunikation erfolgt durch formale Einschränkungen, wer mit wem kommunizieren darf und wer dazu befugt ist, Entscheidungen zu treffen. Zu wenige formale Kanäle zu entwerfen, blockiert effektive Kommunikation. Stark zentralisierte Organisationen, insbesondere diejenigen mit einem hohen Grad an Formalisierung, verringern die Kommunikationskapazität und verringern die Tendenz zur horizontalen Kommunikation, wodurch die Fähigkeit zur Koordinierung von Aktivitäten und Entscheidungen eingeschränkt wird. Große Organisationen neigen dazu, zu viele vertikale Kommunikationsverbindungen bereitzustellen, so dass Nachrichten verzerrt werden, wenn sie sich durch die Ebenen der Organisation bewegen.

Um strukturelle Barrieren zu überwinden, bieten sie Möglichkeiten zur Kommunikation nach oben, unten und horizontal (unter Verwendung von Techniken wie Mitarbeiter) Umfragen, Open-Door-Richtlinien, Newsletter, Memos und Aufgabengruppen). Versuchen Sie, hierarchische Ebenen zu reduzieren, die Koordination zwischen den Abteilungen zu erhöhen und die wechselseitige Kommunikation zu fördern.

7. Falsche Auswahl des Mediums. Wenn Sie ein unangemessenes Kommunikationsmedium wählen, kann Ihre Nachricht verzerrt werden, so dass die beabsichtigte Bedeutung blockiert wird. Sie können das am besten geeignete Medium auswählen, indem Sie Ihre Wahl mit der Art der Nachricht und der Gruppe oder der Person abstimmen, die sie erhalten wird. Angesicht zu Angesicht Kommunikation ist das reichste Medium, weil es persönlich ist, es liefert sofortiges Rückgespräch, es überträgt Informationen von den verbalen und nonverbalen Hinweisen und es übermittelt die Emotion hinter der Mitteilung. Telefone und andere interaktive elektronische Medien sind nicht so reich; Obwohl sie ein sofortiges Feedback ermöglichen, bieten sie keine visuellen nonverbalen Hinweise wie Mimik, Blickkontakt und Körperbewegungen. Schriftliche Medien können durch adressierte Memos, Briefe und Berichte personalisiert werden, aber ihnen fehlt das unmittelbare Feedback und die visuellen und vokalen nonverbalen Hinweise, die zur Bedeutung der Botschaft beitragen. Die schlanksten Medien sind im Allgemeinen unpersönlich geschriebene Nachrichten wie Bulletins, Flyer und Standardberichte. Ihnen fehlt nicht nur die Fähigkeit, nonverbale Signale zu übermitteln und Feedback zu geben, sie eliminieren auch jeden persönlichen Fokus.

Um Medienbarrieren zu überwinden, wählen Sie die reichsten Medien für keine routinemäßige, komplexe Botschaft. Nutzen Sie Rich Media, um Ihre Präsenz in der gesamten Organisation zu erweitern und zu personalisieren, um fürsorgliche und persönliche Interessen gegenüber Mitarbeitern zu kommunizieren und Mitarbeiter für organisatorische Ziele zu gewinnen. Verwenden Sie schlankere Medien, um einfache, routinemäßige Nachrichten zu kommunizieren. Sie können Informationen wie Statistiken, Fakten, Zahlen und Schlussfolgerungen durch eine Notiz, ein Memo oder einen schriftlichen Bericht

8 senden. Geschlossenes Kommunikationsklima. Das Kommunikationsklima wird durch den Führungsstil beeinflusst, und ein autoritärer Direktivstil blockiert den freien und offenen Austausch von Informationen, die gute Kommunikation auszeichnen.

Um Klimabarrieren zu überwinden, muss man mehr zuhören als Befehle erteilen.

9. Unethische Kommunikation. Eine Organisation kann keine illegalen oder unethischen Nachrichten erstellen und auf lange Sicht dennoch glaubwürdig oder erfolgreich sein. Beziehungen innerhalb und außerhalb der Organisation hängen von Vertrauen und Fairness ab.

Um ethische Barrieren zu überwinden, stellen Sie sicher, dass Ihre Nachrichten alle Informationen enthalten, die dort sein sollten. Stellen Sie sicher, dass die Informationen angemessen und relevant für die Situation sind. Und stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht völlig wahrheitsgemäß ist und in keiner Weise trügt.

10. Ineffiziente Kommunikation. Das Produzieren wertloser Nachrichten verschwendet Zeit und Ressourcen und trägt zu der bereits erwähnten Informationsüberflutung bei.

Verringern Sie die Anzahl der Nachrichten, indem Sie zweimal überlegen, bevor Sie eins versenden. Beschleunigen Sie den Prozess dann, indem Sie zum ersten Mal Nachrichten korrekt vorbereiten und zweitens Format und Material bei Bedarf standardisieren. Machen Sie sich klar über die Schreibaufträge, die Sie akzeptieren, sowie über die, die Sie vergeben.

11. Körperliche Ablenkungen. Kommunikationsbarrieren sind oft physisch: schlechte Verbindungen, schlechte Akustik, unleserliche Kopie. Obwohl Rauschen oder dergleichen trivial erscheint, kann es eine ansonsten effektive Nachricht vollständig blockieren. Ihr Empfänger könnte auch durch einen unbequemen Stuhl, schlechte Beleuchtung oder andere irritierende Zustände abgelenkt werden. In einigen Fällen kann die Barriere mit der Gesundheit des Empfängers zusammenhängen. Hör- oder Sehstörungen oder sogar Kopfschmerzen können den Empfang einer Nachricht beeinträchtigen. Diese Belästigungen blockieren die Kommunikation normalerweise nicht vollständig, aber sie können die Konzentration des Empfängers verringern.

Um physische Ablenkungen zu überwinden, versuchen Sie, gut geschriebene Dokumente zu erstellen, die klar, prägnant und umfassend sind. Versuchen Sie bei der Vorbereitung von Vorträgen eine Einstellung zu finden, die es dem Publikum ermöglicht, den Sprecher deutlich zu sehen und zu hören.

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Source by Martin Hahn