Briefschreiben: Konfrontatives Briefschreiben – 12 Tipps

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Ein Konfrontationsbrief ist ein Brief, der sich mit einer Situation, einem Problem oder Streit auseinandersetzt. Sie sucht vom Empfänger ein bestimmtes Ziel, das normalerweise nicht ohne Widerstand gewährt wird.

Der Verfasser wünscht sich ein bestimmtes Ziel, und der Empfänger des Briefes wird dieses Ziel nicht gewähren, sofern er nicht überzeugend davon überzeugt ist, dass er dies tun sollte.

Hier sind einige Tipps, wie ein Konfrontationsbrief effektiv strukturiert werden kann:

1. Aussehen ist sehr wichtig. Der Brief muss ein Ausdruck sein und beeindruckend und professionell erscheinen. Sie müssen gutes Papier verwenden und den Brief mit einem guten Drucker auf einem professionell erscheinenden Briefkopf drucken lassen.

E-Mails projizieren nicht das beeindruckende Bild, das wirklich effektiv ist.

E-Mails sind nicht beeindruckend und heutzutage wird eine gedruckte Ausgabe immer seltener. Aus diesem Grund bedeutet das Erscheinen eines eindrucksvoll erscheinenden gedruckten Briefes, dass der Brief ein ernsthafter Brief ist und von einem Schriftsteller geschrieben wurde, der ernsthafte Überlegung verdient. Ein eindrucksvolles Papierheft hebt sich von der Masse ab.

Ist dir schon mal aufgefallen, wie viel mehr Respekt ein Mann in einem gut geschnittenen Anzug bekommt? Das gleiche Prinzip gilt, und das körperliche Erscheinungsbild des Briefes ist sehr wichtig und muss den Verfasser als seriöse, verfeinerte, gebildete Person ausweisen.

Hinter diesem projizierten Bild verbirgt sich die Tatsache, dass der Schreiber die Fähigkeit und das nötige Mittel hat, die Angelegenheit weiterzuverfolgen – d. H. An Vorgesetzte des Empfängers und / oder an Behörden, die das Verhalten des Empfängers und seiner Organisation überwachen.

Das seriöse und eindrucksvolle Erscheinungsbild des Briefes lässt das eindeutige Verständnis zu, dass der Verfasser die Art von Person ist, die die Angelegenheit anschließend an einen Rechtsanwalt zur weiteren Behandlung überweisen kann, falls der Antrag auf Erleichterung abgelehnt wird.

Zu beachten ist auch die Denkweise des Empfängers eines Konfrontationsschreibens. Das heißt, die größte Angst eines Empfängers eines Konfrontationsschreibens besteht darin, dass seine Entscheidung, Ihren Antrag nicht zu gewähren, möglicherweise von seinen Vorgesetzten außer Kraft gesetzt wird.

Wenn der Empfänger einen beeindruckend aussehenden Brief erhalten hat, der überzeugend geschrieben wurde, belastet ihn diese Grundangst vor Überschreitung. Er kann der Bitte aus Furcht zustimmen, dass der Brief sowohl im Aussehen als auch inhaltlich als "Ärger" wirkt. Er kann daher beschließen, die Anfrage schnell zu erteilen und die Datei zu schließen. Der Empfänger speichert negative Antworten für Briefe, die nicht als "Ärger" erscheinen. Ich persönlich habe diese Situation mehrmals erlebt, deshalb lege ich besonderen Wert auf das körperliche Erscheinungsbild des Briefes.

Ein professionell erscheinender Briefkopf kann leicht von einem Textverarbeitungsprogramm erstellt werden. Ich empfehle einen Rand um die Seite und die Absätze sollten auf beiden Seiten begründet sein, um dem Brief ein ausgesprochen professionelles Aussehen zu verleihen. Wenn Sie einen Abschluss oder eine Art Bezeichnung haben, geben Sie diese in Ihren Briefkopf ein.

Ich behaupte nicht, dass, wenn Sie ein schwaches Argument haben, ein beeindruckend aussehender Brief an sich wirksam sein wird. Ich schlage jedoch vor, dass ein beeindruckender Brief in jeder Hinsicht wahrscheinlich dafür sorgen wird, dass das überzeugende Argument, das in diesem Brief enthalten ist, die ernsthafte Aufmerksamkeit und sorgfältige Behandlung erhält, die es verdient. Und dieses Ziel ist mehr als die halbe Miete!

2. Der Brief muss gut recherchiert und gut organisiert sein. Wenn Hintergrund- und Zusatzinformationen vorhanden sind, die dem Empfänger übermittelt werden müssen, müssen diese Informationen genau und vollständig aufgenommen werden. Um das Schreiben selbst auf ein Mindestmaß zu beschränken, sollte der Anhang mit zusätzlichen Informationen in einem Anhang versehen werden.

Das dem Empfänger vorgelegte Paket muss vollständig sein, damit der Leser keine anderen Datensätze sichern muss, um die Situation richtig zu bestätigen oder zu verstehen. Auch dies ist das Kennzeichen eines Profis und wirkt sich positiv auf den Empfänger aus. Der Empfänger hat das Gefühl, dass er mit einem Fachmann zu tun hat, der seine Handlung gemeinsam hat und dass dieses Gefühl seine Besorgnis erhöhen wird.

3. Der Brief muss in Ton und Inhalt absolut professionell sein und einen ausgeprägten Ton von Höflichkeit und Respekt vermitteln. Von diesem Standard abzuweichen, gibt dem Empfänger eine Ausrede, um die Anfrage in die Kategorie einer nicht zumutbaren Anfrage zu stellen. Nachdem eine Anfrage als "unvernünftig" eingestuft wurde, sei es gerechtfertigt oder ungerechtfertigt, ist es sehr schwierig, diese Anfrage zu rekonstruieren.

4. Wenn Tatsachen angegeben werden müssen, stellen Sie sicher, dass sie klar und in kurzen Absätzen von einem oder zwei Sätzen am Anfang des Schreibens aufgeführt werden. Kurze Sätze und Absätze sind leichter zu lesen und die enthaltenen Informationen sind leichter zu verdauen. Sie möchten Ihren Sachverhalt sehr deutlich machen, und es sollte überlegt werden, diese Absätze zu nummerieren, damit der Empfänger sie leicht anhand der Nummer angeben kann.

5. Geben Sie den Antrag so kurz wie möglich an und begründen Sie, warum der Empfänger den Antrag erteilen soll. Machen Sie Ihr Argument so kurz und einfach wie möglich. Ihr Brief sollte so kurz wie möglich sein, denn wenn Sie etwas abschweifen und mehr Details hinzufügen, setzen Sie möglicherweise etwas in den Fall, dass ein skrupelloser Empfänger sich bemüht, Ihre Anfrage unfair abzulehnen. Der Prüfstein – machen Sie die Dinge so klar und einfach wie möglich.

6. Beenden Sie den Brief mit einem Aufschlag. Geben Sie an, dass Sie hoffen, dass der Leser die Vorzüge Ihrer Position erkennt, und bitten Sie ihn, zu antworten, wenn etwas unklar ist. Ich finde den folgenden Satz besonders effektiv: "Wenn Sie meinem Antrag nicht zustimmen können oder wenn ich mich in einem der Tatsachen oder in einem anderen Aspekt des von mir dargelegten Falles irrt, machen Sie dies bitte ausdrücklich."

Wenn der Empfänger Ihnen eine detaillierte Erklärung dazu gibt, warum er Ihre Anfrage ablehnt, sollten Sie weitere Versuche unternehmen, ihn davon zu überzeugen, dass er Ihrer Anfrage zustimmen sollte. Es kann ihn auch in einem nahen Fall zur Stelle setzen, wenn seine Antwort unangemessen ist und von einem Vorgesetzten überprüft werden kann.

Wenn der Empfänger Ihnen keine detaillierte Erklärung dazu gibt, warum er Ihre Anfrage ablehnt, kann diese Tatsache genutzt werden, um in einem nachfolgenden Brief anzunehmen, dass der Empfänger bei der Prüfung Ihrer Anfrage nicht zumutbar ist.

7. Beziehen Sie sich niemals auf Ihre "Anfrage" als "Forderung". Es sollte respektvoll als "Anfrage" bezeichnet werden.

8. Beenden Sie den Brief immer mit "Respektvoll Ihr".

Dieses "respektvolle" Ende bestätigt nachdrücklich, dass der Brief respektvoll eingereicht wurde, was von entscheidender Bedeutung ist.

Wenn der Empfänger auf respektlose oder weniger respektvolle professionelle Weise antwortet, steht der Kontrast zwischen seinem Ansatz und Ihrem Ansatz im krassen Gegensatz. Diese Tatsache wird zu Ihrem Vorteil sein, wenn der Brief und die gesamte Situation von einer anderen Person geprüft werden … d. H. Jemand, der dem Ersthelfer behilflich ist, einer Aufsichtsbehörde, einem anderen interessierten Dritten usw.

Viele dieser Konfrontationssituationen werden nur knapp gewonnen und können leicht in die eine oder andere Richtung gehen. Die Tatsache, dass Ihre Briefe vernünftig und respektvoll sind, kann der entscheidende Unterschied sein. Ich habe selten einen respektlosen, unvernünftigen Brief gesehen, der sein Ziel sicherstellt. Es ist viel schwieriger, einen Antrag in einem höflichen, respektvollen, gut geschriebenen Brief abzulehnen.

9. Beenden Sie den Brief nicht mit einem „CC“ an die Aufsichtsbehörde oder einen anderen Dritten, der dem Empfänger möglicherweise als Autorität zur Verfügung steht. Es ist völlig unangemessen, unprofessionell und das Kennzeichen eines Amateurs.

Ein Hinweis auf einen Dritten kann zu einem späteren Zeitpunkt angebracht sein, aber der erste Brief sollte völlig für sich allein stehen, und der Empfänger sollte nicht das Gefühl haben, dass er eine Waffe am Kopf hat.

Der Empfänger weiß genau, dass Sie sich an eine höhere Behörde wenden können und muss nicht daran erinnert werden. Die meisten Ersthelfer reagieren sehr sensibel auf dieses Problem. Warum also antagonisieren Sie ihn, indem Sie ihm die Bedrohung ins Gesicht schwenken? Wollen Sie wirklich die Person, die Sie überzeugen wollen, verärgern?

10. Eine Forderung in dem Brief, dass innerhalb eines bestimmten Zeitraums eine Antwort erfolgt, ist völlig unangemessen und für den Empfänger unnötig irritierend und sollte nicht in Ihrem ersten Brief eingefügt werden.

Wahre Fachleute haben voll verstanden, dass immer eine rechtzeitige Antwort gegeben werden sollte, und einige Antwortende nehmen die Bitte um eine schnelle Antwort als Hinweis auf Verzweiflung oder Ungeduld und als Schwäche zum Ausnutzen. Aus diesem Grund werden viele Ersthelfer absichtlich ihre Antwort verzögern, um den Verfasser zu ärgern und möglicherweise einen maßlosen Brief zu provozieren, der normalerweise immer zum Vorteil des Empfängers ist.

Vergessen Sie nicht, um eine schnelle oder rechtzeitige Antwort zu bitten – Sie haben keine Kontrolle über diese Tatsache. Warum sollten Sie das erwähnen?

In der Tat kann eine verspätete Reaktion zu einem späteren Zeitpunkt ein Plus zu Ihren Gunsten sein. Eine langsame Antwort kann bei einer späteren Überprüfung schlecht aussehen und weist darauf hin, dass der Empfänger Ihres Schreibens möglicherweise unzumutbar ist, unnötig mit den Füßen schleppt und unangemessen handelt.

11. Vergewissern Sie sich, dass in Ihrem Brief nichts zu beanstanden ist. Lassen Sie Ihren Ärger nicht durchscheinen. Denken Sie daran, dass dieses Schreiben wahrscheinlich von anderen überprüft wird, und es sollte absolut kein Vorwurf sein. Ein verständlicher gemäßigter Ausdruck von Verzweiflung kann sein, um einen Punkt zu beweisen, aber nichts weiter.

12. Wenn Sie den Luxus der Zeit haben, schlafen Sie auf dem Brief und kommen Sie zurück, wenn Sie frisch sind.

Es ist erstaunlich, was frische Augen sehen können, und es ist auch erstaunlich, was andere Punkte Ihnen auffallen können, wenn Sie Ihren normalen Zeitplan durchgehen.

Überprüfen Sie den Brief kritisch und passen Sie ihn so an, dass er so knapp wie möglich ist und reibungslos fließt. Denken Sie daran, dass der Schlüssel zum guten Schreiben "Umschreiben" ist.

Wenn möglich, holen Sie sich einen Freund mit gutem Urteilsvermögen und guten Schreibfähigkeiten. Eine gute Zweitmeinung zusammen mit konstruktiver Kritik kann von unschätzbarem Wert sein.

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Source by Richard F Vero

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